忙しい学生や社会人のための効果的なメール管理法 -

1日に何百通ものメールを受信する忙しいビジネスマンも、スパムメールや古いブランドのニュースレターでメールが山積みになっている学生も、このガイドはあなたのためのものです。メール管理を正しく行えば、あなたの生活をより快適にすることができます。メール管理とは何かから、そのコツやヒントまで、必要なものはすべてここで見つかります。メール受信の効率と効果を高める準備をしましょう！

あなたの生活を改善し、メール管理を簡単にする方法に興味がありますか？クリックして詳細をご覧ください。

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メール管理とはどういう意味？ -

メール管理とは、効果的に生産性を高めるために、メールを整理し、優先順位をつけ、処理することです。 受信したメールを管理し、迅速に対応し、メールのアーカイブを整理して検索しやすくする方法です。

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メールの管理方法は？ -

メールの管理は、仕事とプライベートの両方の質を高める上で大きな助けとなります。続くスライドでは、メール管理をするための実践的なヒントをご紹介します。

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毎日決まった時間にメール確認する -

平均的な労働者は、1日に74回メールをチェックすると考えられています！ このように常に心配し、一日の流れを中断することは、確実に悪影響を及ぼします。 メールをチェックする時間を具体的に決めておきましょう。この集中的なアプローチは、メールの内外でより多くのことに集中できるようになります。

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削除ボタンを押す -

ある時点で、古いメールはもはや保存しておく価値がなくなります。自分に正直になってください： 不要になったメールは？ 古いメールや不要なメールを削除すると同時に、見慣れないメールや不審なメールはスパムとして報告するようにしましょう。

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ラベル、フォルダ、カテゴリ、タグ -

あなたの受信トレイは、あなたとあなたのニーズに合わせカスタマイズされたものであるべきです。受信トレイを整理整頓すれば、メールの返信がしやすくなるだけでなく、時間的な余裕も生まれます。必要なときに特定のメールを見つけることが容易になります。

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グループメールアカウントを共有受信トレイに変換 -

グループメールは、その時点では特定の人には関係のない情報であっても、全員に送信されることがよくあります。 しかし、グループメールの流れをスムーズにするツールがあります。 例えば、営業やサポート用の共有受信トレイを作成すれば、メールを転送して他の人の受信トレイを散らかしたりすることなく、特定の個人をタグ付けすることができます。

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確認が必要なメールにフラグを立てる -

時には、メールを読んで、よく練られた返事を下書きして完成させる時間がないこともあるでしょう。 そのメールにフラグを立てておくと、後で見返すことができます。また、そのメールを見落とすこともありません。

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配信停止 -

何かを買うと、自動的にニュースレター形式の宣伝メールが送られてきて、受信トレイがいっぱいになることがよくあります。受信箱がすでにこの種のスパムでいっぱいになっている場合は、一括配信停止ツールを検討してください。こうすることで、あなたが必要としないメールは何でも配信停止にできます。

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デフォルト返信の設定 -

似たような回答や同じような回答を何度も入力してしまうような人は、そのような回答用のメールテンプレートを作成することを検討してみてください。必要なときにテンプレートを開き、必要に応じて修正すれば、他の方法よりも早くメールを送信することができます。

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フィルタを設定して、適切な場所にメールを振り分け -

フィルターを設定することで、長い目で見れば時間の節約になります。 フィルタを設定すると、受信メールは自動的に適切なフォルダに振り分けられます。そして、どのフォルダをいつチェックするか、優先順位をつけることができます。

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複数の受信トレイを活用 -

主要な受信トレイの他に、ミニ受信トレイを作成したり、メールの種類やクライアント、トピックごとにセクションを分けることもできます。また、受信トレイに表示されるメールの最大数を選択することもできます。これは素晴らしい整理ハックです。

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80/20ルールの適用 -

人生の他の部分と同様に、パレートの原則、つまり80/20の法則を使うことは、アウトプットを最大化するために必要です。この原則は、80％の結果につながる20％のインプットに集中せよというものです。言い換えれば、受信トレイの20％のうち、あなたが最も高い価値を見いだせるものにフォーカスを移しましょう。

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メールの配信スケジュール -

あなたは最近、メールの多さに圧倒されていませんか？幸いなことに、メールを書いたり、スケジュールを立てたりできるツールがあります。

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一度しか触らない -

一度しかメールを扱わない、触らないという意識で臨むと、意思決定のプロセスに役立ちます。この「ルール」に従えば、生産性が向上し、古いメールが山積みになるのを防げるでしょう。一度だけ確認し、終わりにしましょう。

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ソーシャルメディアのメール通知を無効に -

ソーシャルメディアへの投稿やコメントを受け取るたびに、通知音が鳴るのを防ぐには、ソーシャルメディアからのメール通知を無効にしてください。これだけで、受信トレイのごちゃごちゃが解消されます。

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グループメールはすぐに処理 -

社員の誕生日メールなど、グループメールであれば、自動的に緊急でないフォルダに振り分けましょう。 週明けに時間があればチェックすることができますが、おそらく急ぐことはないでしょう。

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受信トレイを整理する時間を決める -

前述したツールやトリック、ヒントを使えば、受信トレイをきれいに保つことができますが、やはり毎日数分、メールを整理する時間を確保することが大切です。 忙しい毎日では、予想以上に物事が混乱してしまうこともあるでしょう。週明けのメールの頭痛の種を避けるために、毎日少しずつ整理をしましょう。

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ツールへの投資 -

受信トレイの管理に特化したツールはたくさんあります。ネットで検索して、どのように役立つかをご覧ください。

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キーボードショートカットの使用 -

生産性を向上させるには、メールを管理する際にキーボードショートカットを使うと便利です。 ショートカットはタスクを効率化し、新しいメール作成ウィンドウを開いたり、キーのストロークでメールをスターしたりできます。ショートカットはタスクを効率化し、新しいメール作成ウィンドウを開いたり、ストロークキーでメールを星マークをつけたりできます。

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上から下へ読み、下から上へ書く -

素晴らしいハックは、メールのスレッドを逆時系列で消費し、時系列で返信することです。

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複数のメールアカウントを使用 -

クレジットカードの領収書やリマインダー、ニュースレターなどのために副メールアカウントを作れば、仕事や学校のメールが散らかりません。受信トレイがきれいだと、重要なメールにいち早く気づき、迅速に返信しやすくなります。

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通知オフ -

ソーシャルメディアの通知と同様に、すべてのメール通知をオフにすることが重要です。 実際、カリフォルニア大学の研究によると、通知によって方向転換を余儀なくされた後、タスクに戻るのに約23分かかるそうです。

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1分ルールを守りましょう -

メールをチェックするとき、返信に1分しかかからないなら、そうしてください。実際に、メールを放置しておくのは、単に返信してToDoリストに印をつけるよりも、時間と労力がかかります。

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メール管理の心理学的ヒント：目標を設定する -

メールの目標を設定することで、より多くの成果を上げることができるでしょう。1日の終わりまでに受信トレイを空にする、応答時間を短縮する、などの目標を考えてみましょう。 変化を追跡することで、進捗状況を確認し、何がうまくいっているのか（何がうまくいっていないのか）を評価することができます。

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自分へのご褒美 -

メール送信や受信ボックス内の変化をモニターしながら、小さな成功を祝うことが大切です。受信トレイをより効率的に運用することで、より重要で時間的制約のあるタスクに時間を割くことができます。

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休憩を取る -

燃え尽きたり、メールや受信トレイに圧倒されたりしないよう、時々休憩を取ることを優先しましょう。 マインドフルネスを実践し、健康を維持するために、スクリーンから離れる時間を取りましょう。

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可能な限り任せる -

一部のメールをアシスタントなど他の人に任せることが可能であれば、そうするようにしてください。たとえアシスタントが、どのメールがあなたの注意を必要としているかを事前にチェックし、あなたにとって緊急のものであることをマークしてくれれば、多少の助けになります。

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メール管理の4つのDとは？ -

メール管理の4つのDとは: 削除（Delete）：重要でないメールはすぐに削除しましょう。 委任(Delegate)：他の人が処理できるメールは、必ずその人に委任しましょう。 やること(Do)：早急な対応が必要なメールに返信すること。 延期する(Defer)：より多くの時間や検討が必要なメールの処理を、後日まで延期すること。

ソース: (Hiver) (ContentManagementCourse.com)

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