押さえておきたいメールのエチケット -

デジタル化の時代に生きる我々にとって電子メールは非常に便利で効率的なコミュニケーション手段の1つである。上司であれ同僚であれ、メールを送る際には守るべきエチケットが存在する。テクノロジーの進化に伴い電子メールにおいて「良い」「悪い」とされる行為も変わってきている。

幸運にも今回のギャラリーには電子メールのエチケットについて知っておきたい情報がすべて掲載されているので、次に文章を送る時に失敗することはないはずだ。クリックして詳細を確認してみよう。

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電子メールのエチケットとは？ -

電子メールのエチケットとは、効率良くプロとしてコミュニケーションを取るための礼儀作法や暗黙のルールをまとめたものである。

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なぜ電子メールのエチケットはそんなに重要なの？ -

時には電子メールだけがコミュニケーション能力をアピールする唯一の手段である場合もある。電子メールのエチケットは重要な仕事上のスキルであり、相手に良い印象を与えることができる。

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業務用のメールアドレスに自分の名前を使う -

メールアドレスは診察予約から求人への応募まで、ありとあらゆる場面で使用するため分かりやすいものが望ましい。アカウントを作成する際は、名前と複数の数字を組み合わせたものを使用しよう。

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仕事と私用のメールを分ける -

自営業やフリーランスの人はビジネス専用のメールアドレスを別で用意するのが良いだろう。そうすることによりプロらしく見える上に、電子メールで恥ずかしいミスをする可能性も低くなる。

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電子メールの署名は短くする -

送信するメールの末尾に自動的に表示される署名を設定しよう。フルネーム、役職名（ビジネスメールの場合）、連絡先を記載する。また英語などの場合は自分の希望する代名詞も入れておくと良いだろう。

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書式はシンプルにする -

GIF、引用符、奇抜なフォントなどは使用せず、メールの書式はシンプルにしよう。ビジネス用のメールアドレスから送信したものであればプロらしくない印象を与えてしまうし、モバイル端末ではレイアウトが崩れる可能性もあるからだ。

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簡潔にする -

メールを受け取る側は、素っ気なかったり失礼だったりすることなく、簡潔で要点を押さえたメッセージを読みたいものである。また最初の段落に会議の約束やファイルの送付など、送信者の意図を伝えるような内容を記載することで受け取る側も理解しやすくなるため効果的だ。

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正確で分かりやすい件名を付ける -

件名と本文の1行目を読んでメールをプレビューしてから、全体を読むかどうかを判断する人が多いため、件名は簡潔ながらも具体的なものにするように心がけよう。

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関係者だけにメールを送る -

自分のメッセージを受け取る必要がある人のメールアドレスだけを記載しよう。「念のため」相手を追加することで同僚に余計な仕事を増やしたり、関係のないメールで受信トレイを埋め尽くしてしまうことになりかねない。

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代名詞を断定しない -

メールを書く際には相手の情報を正しく記載することが大切だ。受信相手の氏名を正確に表記し、英語などの場合は性別を問わない代名詞を用いるようにしよう。

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「全員に返信」をクリックする前に考える -

電子メールは1度に大勢の人に情報を送るのに都合の良い方法である。しかし必ずしも全員がメッセージを読んだり返信したりする必要があるとは限らないので、「全員に返信」ボタンを押す前に誰にメールするべきかよく検討しよう。

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「bcc」を使用するタイミング -

「全員に返信」の問題点を解決するためには、返信を必要としない一斉送信のメールには「bcc」（ブラインドカーボンコピー）を使用することで、メールアドレスを隠して受信相手のプライバシーを保護するのが一般的である。

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「cc」を使用するタイミング -

「cc」（カーボンコピー）は送信するメールを見る必要のある人をグループに含めたい時に使う。グループイベントを企画する時や、メインの対象ではない人に何かを知らせたい時に便利だ。

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誤字脱字や文法を確認する -

メールを送信する前に誤字脱字や文法上の間違いがないか確認しよう。よくある間違いを検出するためのツールをダウンロードするのもおすすめだ。また添付ファイル（該当する場合）や受信相手の名前の表記が正しいかどうかも確認しよう。

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完全な文章を書く -

完全な文章と句読点を使用することで、読みやすく理解しやすいメールに仕上がる。

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受け取り手に対して「Mr.」「Mrs.」「Ms.」などの敬称を付けない -

かつては電子メールは他のビジネス文書と同等に扱われていたが、現在の英語圏などでは下の名前で呼ばれることを好む人が増えている。

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開封証明を送ったり求めたりしない -

開封証明はメールが開封されたことを示す通知である。こうした通知は受信トレイをいっぱいにしてしまう可能性がある上に、電子メールの受信方法の技術の変化により正確でない場合がある。

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音声ディクテーションの使用する際は注意 -

携帯電話から電子メールを送信する人も多いが、特に音声ディクテーションツールを使用する場合はテクノロジーによっては正確な単語が認識されない可能性もあるため、誤送信のリスクが高まる。

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「ありがとう」の返信は省略する -

返信が必要ないメールなら送らないのが得策だ。「ありがとうございます」や「承知しました」と返信したところで追加の情報は得られないし、受信トレイを満杯にしてしまうだけである。

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絵文字は慎重に使用する -

職場によっては電子メールに絵文字を使うのはプロらしくないと見なされることもあるが、カジュアルな社風の場合はむしろ歓迎されるケースもある。

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24～48時間以内に返信する -

どんなメッセージにも1～2日以内に返信するのが礼儀であり、優れたコミュニケーションである。それができない場合はメールを受け取った旨と、一定の日時までに返信する旨を短い返信（または自動返信）で伝えよう。

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「不在」メッセージを設定する -

外出中や休暇中の場合は「不在」メッセージを設定することで、相手に対して返信がすぐに届かないということを知らせることができる。

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「iPhoneから送信」という締めは使わない -

「iPhoneから送信」または「携帯電話から送信」という記載は、誤字脱字や書式が良くないことを事前にお詫びするためのものだが、中には粗末な表現だとみなされる場合もある。大事なメールを送る必要がある時にはパソコンから送る方が良いだろう。

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送信トレイを確認する -

電子メールの種類によっては送信前に保留するという機能を持つものがある。場合によってはメッセージが送信されない可能性もあるのだ。送信トレイを確認し、全てのメールがきちんと送られたかを確かめる習慣を身に付けよう。

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丁寧にする -

送信する全ての電子メールにおいて正しい社会的およびビジネス上のエチケットを守る必要がある。明確なコミュニケーションと丁寧な表現を心がけよう。

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ユーモアには注意する -

ユーモアは電子メールでは通じないことが多い。相手と私的な関係がない限り、仕事上のメールでの会話にはユーモアを交えない方が無難である。

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自己紹介をする -

受信相手が自分のことを知っていると思い込んではいけない。メールの冒頭には必ず、自分自身に関する情報を含む短い自己紹介を添えるようにしよう。

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リンクは短くする -

メールにURLを記載する場合は、URLを短縮するツールを使って短くするのがおすすめだ。そうすることでメールの見た目がすっきりし、読みやすくなるからである。

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転送する前に考える -

特に機密情報が含まれている場合は転送を想定していないメールもあるため、メッセージを転送する前には注意が必要である。長いメールのやり取りを転送する場合は、内容を要約し、受信相手に自分が何を求めているかを正しく伝えるようにしよう。

提供元：(Reader's Digest)

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